BTW Nummer

Als ondernemer heeft u in vrijwel alle gevallen te maken met btw. Daar hoort ook een btw-nummer bij. U leest hier wat btw is, wie er mee te maken krijgt en wat het doel is van het btw-nummer.

Wat is btw?

Btw is de afkorting voor de Belasting op de Toegevoegde Waarde. Dit geeft ook gelijk aan wat de bedoeling van btw is: het is een belasting die in de bedrijfskolom terugkomt bij iedere transactie en betaald moet worden over het deel dat een ondernemer heeft toegevoegd.

Btw wordt ook wel omzetbelasting genoemd. De termen kunnen door en naast elkaar gebruikt worden, maar komen op hetzelfde neer.

Is btw van belang voor particulieren?

Als particulier heeft u vrijwel niets met btw te maken. Hooguit ziet u het op een bonnetje of rekening staan. Bent u voor de belastingdienst geen ondernemer, dan kunt u verder niets doen met de btw.

Uiteraard heeft u als particulier indirect wel mee te maken met btw, want de prijs die u voor een product of dienst betaalt is altijd inclusief omzetbelasting. U bent waarschijnlijk wel bekend met acties van winkels waarbij korting wordt met kreten als “Geen btw” of “btw vrij”.

Is btw van belang voor ondernemers?

Als u voor de belastingdienst ondernemer bent, dan heeft u te maken met btw. U wordt gezien als ondernemer als u zelfstandig werkt verricht (dus niet in loondienst bent) en regelmatige inkomsten uit dit werk heeft. Daarbij maakt het niet uit welke rechtsvorm uw onderneming heeft.

U moet altijd btw over uw omzet betalen, ook al maakt uw onderneming verlies. U verkoopt immers goederen of diensten waar btw over geheven wordt. U bent verplicht om een btw-opgave te doen bij de belastingdienst. Daarin geeft u per maand, per kwartaal of per jaar op welke hoeveelheid btw u van uw klanten heeft ontvangen en hoeveel btw u aan een leveranciers heeft betaald.

Als u ondernemer bent in Nederland, dan heeft u ook altijd een btw-nummer. Dit gebruikt u bij transacties met uw afnemers. Het is één van de gegevens die altijd op uw facturen moeten worden vermeld.

Hoe krijgt u een btw-nummer?

U bent dus ondernemer als u zelfstandig werkzaamheden uitvoert en daar regelmatige inkomsten uit hebt. Als u een onderneming start, dan moet u zich altijd bij de Kamer van Koophandel registreren. Doet u dat niet, dan kunt u niet legaal deelnemen aan het Nederlandse handelsverkeer.

Als u bij uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel ook alle voor de belastingdienst benodigde gegevens verstrekt, wordt op basis van die gegevens beoordeeld of u ondernemer bent voor de btw. Als dat het geval is (wat vrijwel altijd zo is), dan zult u van de belastingdienst een btw-nummer krijgen. Deze krijgt u bij uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel direct mee en zult u later nog schriftelijk bevestigd krijgen.

Waar staat het btw-nummer voor?

Het btw-nummer is voor btw-doeleinden toegekend om uw bedrijf te kunnen identificeren, vandaar ook dat het wel het btw-identificatienummer wordt genoemd.

Het btw-nummer bestaat altijd uit 14 tekens. Om het zo simpel mogelijk te maken, is het btw-nummer altijd op de volgende manier opgebouwd:

  • De landcode: in dit geval dus NL, omdat uw bedrijf in Nederland gevestigd is
  • Een RSIN / Fiscaal Nummer of BSN (burgerservicenummer): RSIN staat voor Rechtspersonen
  • Samenwerkingsverbanden Informatie Nummer, wat sinds 2010 het Fiscaal Nummer vervangt.
    Of uw btw-nummer een RSIN of BSN bevat, hangt af van de rechtsvorm van uw onderneming af. Bij een eenmanszaak zal uw burgerservicenummer de basis zijn voor uw btw-nummer, bij alle overige rechtsvormen wordt een RSIN toegewezen. De reden daarvoor is logisch: bij een rechtsvorm met meer dan één eigenaar is het onmogelijk om met meerdere burgerservicenummers een btw-nummer van 14 posities samen te stellen
  • Een toevoeging van 3 tekens (B01 tot en met B99): dit is als het ware het volgnummer voor uw onderneming.
    Stel dat u meerdere bedrijven heeft, dan kunnen deze nooit hetzelfde btw-nummer hebben. Daarom is deze toevoeging er gekomen. Start u voor het eerst een eigen onderneming, dan kunt u er van uitgaan dat uw btw-nummer de toevoeging B01 krijgt

Als u dus voor het eerst een eigen onderneming start en het is een eenmanszaak, dan zal uw btw-nummer er als volgt uitzien: NL123456789B01, waarbij 123456789 uw burgerservicenummer is.

Een nadeel van deze manier van werken is dat het voor kwaadwillenden vrij eenvoudig te achterhalen maakt wat uw burgerservicenummer is. Zeker als men weet dat u een eenmanszaak heeft (en die informatie is openbaar door uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel). Wees daarom voorzichtig met het vermelden van uw btw-nummer in uw correspondentie.

Waar moet u uw btw-nummer vermelden?

Zoals vermeld moet u uw btw-nummer te allen tijde op uw facturen vermelden. Dat is een wettelijke verplichting.

Daarnaast moeten afnemers voordat ze met u een transactie afsluiten, hoe dan ook de kans hebben gehad om op de hoogte te zijn van uw btw-nummer. Dat kan bijvoorbeeld in uw algemene voorwaarden, in offertes of op contracten. Voorkom echter dat uw btw-nummer te makkelijk te achterhalen is.

Een (buitenlands) btw-nummer controleren

Het btw-nummer is niet alleen een uniek identificatienummer, maar u kunt er ook andere ondernemers mee identificeren. En dat is soms erg belangrijk.

Zo wordt u bij export van uw goederen of diensten vrijgesteld van Btw. Het is voor u als ondernemer belangrijk om te weten of uw buitenlandse afnemer wel echt ondernemer is. Als bij controle door de belastingdienst namelijk blijkt dat dat niet het geval is, dan krijgt u een naheffing. U wordt dan alsnog belast voor de btw over de goederen of diensten die u zonder btw aan de betreffende afnemer heeft geleverd.

BTW nummer controleren

Stopzetten van uw btw-nummer

Uw btw-nummer blijft niet altijd bestaan. Als u besluit om uw onderneming stop te zetten, dan schrijft u uw onderneming uit bij de Kamer van Koophandel. Vervolgens wordt uw bedrijf automatisch afgemeld bij de belastingdienst en wordt uw btw-nummer ook stopgezet. U ontvangt daar van de belastingdienst dan een schriftelijke bevestiging van.