Bent u net ondernemer geworden? Gefeliciteerd! U mag nu BTW-aangifte gaan doen. Maar hoe zit het precies? Wat zijn de regels? Waar moet u op letten bij het doen van aangifte en aftrekken van eventuele kosten? Hieronder vindt u een heldere samenvatting van alle belangrijke zaken rondom uw BTW-aangifte.

Wat is BTW?

Als ondernemer betaalt u belasting over uw omzet: de BTW. Meestal berekent u deze belasting door aan uw klant. Voor de meeste goederen en diensten is het BTW-tarief 21%. Als u twijfelt over het juiste tarief, kunt u dit hier terugvinden. Dit tarief rekent u bovenop de prijs die u voor uw goederen of diensten vraagt.
Om de prijs inclusief BTW te bereken, gebruikt u de formule: prijs x 1,(BTW-tarief) = prijs inclusief BTW.
Een simpel rekenvoorbeeld: de verkoopprijs van een stoel stelt u vast op €50 exclusief BTW, dus volgens de formule: €50 x 1.21 = €60,50.

Wilt u het BTW-bedrag over uw omzet bepalen? Dan gebruikt u de formule: omzet / (100 + BTW-tarief) x BTW-tarief.

Stel dat uw omzet deze maand €6000 is met een BTW-tarief van 21%, dan geldt: €6000/1,21 = €1041,32.
Het makkelijkste is om de gegevens bij te houden in een boekhoudprogramma, waarbij u steeds de BTW apart berekend. Dan kunt u snel terugvinden hoeveel BTW u moet afdragen. U bent verplicht een aantal gegevens bij te houden en te bewaren, zodat de Belastingdienst ze kan controleren. Die staan verderop in dit artikel.

Zelf doet u ook uitgaven voor uw bedrijf. Alle zakelijke kosten vallen hieronder. De leveranciers brengen u hier BTW voor in rekening. Deze mag u aftrekken van de BTW die u over uw omzet moet betalen. Meer informatie over welke zaken aftrekbaar zijn vindt u hier.

De aftrekbare BTW kunt u als volgt berekenen: uitgaven aan leveranciers / (100 + BTW-tarief over geleverde goedere en diensten) x BTW-tarief over geleverde goederen en diensten.

Een voorbeeld: u heeft in totaal €10000 aan zakelijke kosten uitgegeven, waarvoor een BTW-tarief van 21% geldt. €10000 / 121 x 21 = €1735,53. Dit bedrag trekt u af van de BTW die u over uw omzet moet betalen.

De BTW is berekend, en dan?

Als u zich bij de Kamer van Koophandel inschrijft, kunnen zij ook direct een BTW-nummer voor u aanvragen bij de belastingdienst. Mocht dit niet het geval zijn, dan vindt u via deze link meer informatie over het aanvragen van een BTW-nummer. U krijgt dan van de Belastingdienst een week (of soms een aantal weken) later een brief om uw BTW-nummer te bevestigen. Daar staat ook in voor welke belastingen u aangifte moet doen bij de Belastingdienst. Met uw BTW-nummer bij de hand kunt u deze in drie simpele stappen invullen.

Log in voor ondernemers bij de Belastingdienst
Klik op ‘Aangifte omzetbelasting’ en beantwoord alle vragen. Is een vraag niet duidelijk? Klik op het vraagteken voor de vraag of download de ‘Toelichting’. Die vindt u bij de aangifte onder ‘Help’.
Verstuur uw aangifte. Meestal kunt u direct zien of de Belastingdienst uw aangifte heeft ontvangen. Soms kan dit een aantal minuten duren.

Het kan ook zijn dat u de eerste BTW-aangifte op papier moet doen. Dit is het geval wanneer er al meerdere tijdvakken verstreken zijn waarover u aangifte moet doen vóór u zich ingeschreven heeft bij de Kamer van Koophandel. Bijvoorbeeld wanneer u per kwartaal aangifte moet doen, maar u al op 1 februari gestart bent met u onderneming. Pas in augustus schrijft u zich in bij de Kamer van Koophandel. Omdat er dan al bijna twee kwartalen verstreken zijn, stuurt de Belastingdienst u de eerste een of twee aangiften op papier. De rest van uw aangiften doet u dan ook online. Als u liever geen aangifte op papier wilt doen, kunt u dit bij uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel aangeven. Dan kunt u de aangifte gewoon via de site regelen.

Hoe vaak moet u aangifte doen?

Meestal doet u de aangifte per kwartaal. Als de Belastingdienst uw betaling of aangifte niet op tijd ontvangt, kunnen ze u dwingen om de aangifte per maand in te vullen. U kunt ook zelf een verzoek indienen om uw aangifte per maand te mogen invullen door een brief te sturen naar uw belastingkantoor. Ook is het mogelijk om de BTW-aangifte per jaar in te vullen. Daarvoor moet u wel aan een aantal eisen voldoen. De belangrijkste is dat u per jaar minder dan €1883 aan BTW hoeft te betalen. De overige voorwaarden vindt u hier.

Welke zaken moet u verplicht administreren voor de BTW?

In ieder geval:

Inkomende facturen
Privégebruik van goederen en diensten

En/of:

Uitgaande facturen (als u gebruik maakt een facturatiesysteem)
Inkomsten (als u gebruik maakt van een kassysteem)

Vergeet niet voor elke ontvangst en uitgave de aparte BTW-tarieven te registreren. Meer informatie over de verplichte administratie vindt u op deze pagina.

Tips voor uw aangifte

Check of u gebruik kunt maken van een van de bijzondere regelingen voor uw BTW-aangifte. Vooral de kleineondernemersregelling is voor kleine ondernemers interessant.
Doet u zaken met het buitenland? Hiervoor gelden andere regels. Deze vindt u op de website van de Belastingdienst.
U bent verplicht de administratie (de zaken die hierboven beschreven zijn) van uw basisgegevens 7 jaar te bewaren. Voor onroerende zaken is dit 10 jaar. Als u wilt, kunt u voor sommige gegevens een kortere bewaringstermijn aanvragen.
Vergeet u wel eens uw aangifte? Er is een app van de Belastingdienst die u eraan helpt te herinneren.
Mocht u er helemaal niet uitkomen, of uw tijd liever in uw bedrijf investeren, besteedt de aangifte dan uit aan een belastingadviseur.