Btw-aangifte doen: de belangrijkste vragen

Als startend ondernemer heb je veel aan je hoofd, maar de btw-aangifte mag je niet uitstellen. Met omzetbelasting heeft iedere ondernemer te maken. Ten eerste moet je uitzoeken of je btw moet berekenen over je omzet en zo ja, welk percentage. En dan moet je ook nog aangifte doen. Gelukkig is de btw-aangifte een van die dingen die ingewikkeld lijken, maar eigenlijk best meevallen. Wij geven antwoord op de belangrijkste vragen.

Moet ik echt al aangifte doen?

Je zou misschien denken, dat je nog wel even kunt wachten met de btw-aangifte. Bijvoorbeeld omdat je weinig omzet hebt, of omdat je geen winst maakt. Maar dat zijn geen redenen voor uitstel of afstel. Of je nu omzet hebt of niet, je moet btw-aangifte doen binnen de termijn die de Belastingdienst daarvoor heeft aangegeven.

Wel zijn er twee andere situaties, waarin je de btw-aangifte achterwege kunt laten:

  • Als je verwacht, jaarlijks minder dan 1.345 euro aan btw te moeten afdragen. Je kunt dan in het kader van de Kleineondernemersregeling een ontheffing van administratieve verplichtingen aanvragen. Dan hoef je ook geen btw-aangifte meer te doen.
  • Als je alleen producten of diensten levert, die vrijgesteld zijn van btw, en je niet in het buitenland inkoopt, hoef je meestal geen btw-aangifte te doen. Neem hierover wel contact op met de Belastingdienst, laat de aangifte nooit zomaar zitten.

Hoeveel btw moet ik afdragen?

Alle btw die jij aan je klanten in rekening hebt gebracht, moet je aan de Belastingdienst afdragen. Maar zelf heb je meestal ook btw betaald aan leveranciers en dienstverleners, bijvoorbeeld bij de inkoop van voorraden of het uitbesteden van werk. Dit is “voorbelasting”, die je in mindering mag brengen op de af te dragen btw. Het verschil tussen de twee bedragen moet je afdragen aan de Belastingdienst. Heb je meer voorbelasting betaald dan btw berekend over je omzet? Dan krijg je geld terug!

Hoe vaak moet ik aangifte doen?

De meeste ondernemers moeten eens per kwartaal aangifte btw doen. Alleen als je veel btw in rekening brengt, moet het maandelijks. Dat hebben we het over meer dan 15.000 euro per kwartaal. Als je erg weinig btw af te dragen hebt, minder dan 1.883 per jaar, dan is een jaarlijkse aangifte ook goed. Daar moet je overigens wel een verzoek voor indienen. Na je aanmelding bij de Kamer van Koophandel en de Belastingdienst heb je van die laatste waarschijnlijk bericht ontvangen. Daarin staat, hoe vaak jij volgens de Belastingdienst aangifte moet doen.

Wat zijn de deadlines?

Als je per kwartaal of per maand aangifte doet, dan moet dat uiterlijk op de laatste dag van de maand na het aangiftetijdvak. Dus voor het eerste kwartaal (januari, februari, maart) is dat 30 april, en voor de maand januari is dat 28 februari. Als je per jaar aangifte doet, dan geldt 1 april van het daaropvolgende jaar als deadline.

Wat gebeurt er als ik te laat ben?

Als je te laat aangifte doet, kun je al vrij snel in de problemen komen. De eerste 7 dagen na de uiterste aangiftedatum worden nog door de vingers gezien (dit is de coulancetermijn), maar daarna krijg je meteen een boete van 65 euro. Ook kun je een naheffingsaanslag krijgen. De Belastingdienst schat dan zelf in, wat jij aan btw zou moeten afdragen. Tegen deze aanslag kun je binnen zes weken wel weer bezwaar maken.

Door op tijd uitstel aan te vragen kun je dit alles voorkomen. Maar let op: je moet wel een hele goede reden hebben. Op de site van de Belastingdienst worden als voorbeelden genoemd een brand of overstroming die je computer beschadigd heeft. Het argument dat je het als ondernemer druk hebt, zal waarschijnlijk niet veel indruk maken.

De Belastingdienst denkt wel weer met je mee in de vorm van een eigen app, die je aan de deadlines voor je btw-aangifte herinnert. De app kan zelfs tijd reserveren in je agenda, zodat er eigenlijk geen enkele reden meer is om te laat te zijn…

Is er een formulier voor, of kan het digitaal?

Een btw-aangifte kan alleen digitaal worden ingediend. Na je aanmelding als ondernemer heb je als het goed is inloggegevens ontvangen. Daarmee kun je de aangifte direct op de site van de Belastingdienst doen. Je hebt het digitale formulier “Aangifte omzetbelasting” nodig. Het is ook mogelijk om vanuit andere software een verbinding te leggen met de site van de Belastingdienst. Zo kan aangifte doen bijvoorbeeld vanuit je boekhoudsoftware, maar er zijn ook speciale aangifteprogramma’s op de markt.

Let er altijd goed op dat je een ontvangstbevestiging krijgt. Software kan foutmeldingen geven, en dan kan het zijn dat je aangifte helemaal niet is aangekomen. Via het beveiligde gedeelte van de site van de Belastingdienst kun je de status van je aangifte volgen.

Wanneer moet ik betalen, of krijg ik geld terug?

Na het invullen van de btw-aangifte is meteen duidelijk, of je geld moet betalen of geld terug krijgt. Als je moet betalen, dan geeft het programma daarvoor een uiterste datum aan. Je ontvangt geen aanslag, maar moet er zelf voor zorgen dat het geld op tijd op de rekening van de Belastingdienst staat.
Krijg je geld terug, dan hoef je verder niets te doen. Het bedrag wordt op je rekening gestort. De Belastingdienst geeft daar geen termijn voor aan. Als je nog geld tegoed hebt en bij de volgende aangifte btw moet afdragen, dan kun je een verzoek indienen om de bedragen met elkaar te laten verrekenen.

Wat houdt de Kleineondernemersregeling in?

Als je per jaar minder dan 1.883 aan btw moet afdragen, dan kom je in aanmerking voor de Kleineondernemersregeling. Je kunt dan een korting krijgen op de af te dragen btw, wat een (kleine) verhoging van je winst (of verlaging van je verlies) oplevert. Is het btw-bedrag lager dan 1.345 euro, dan hoef je helemaal niets af te dragen. Daarnaast kun je administratieve ontheffing aanvragen. Een btw-aangifte is dan niet meer nodig en je hoeft geen facturen meer te sturen. Anderzijds mag je de btw die je op inkopen hebt betaald, ook niet meer als voorbelasting aftrekken. Bedenk dus goed wat voor jou het gunstigste is, voordat je dit laatste aanvraagt. De regeling geldt overigens niet voor rechtspersonen.

Wat betekent “verleggen” van btw?

Normaal gesproken betalen ondernemers facturen met btw aan hun leveranciers en dragen de leveranciers deze btw af aan de Belastingdienst. In een beperkt aantal gevallen worden de rollen omgedraaid: in plaats van een btw-bedrag staat er dan op de factuur “btw verlegd”. Dit betekent, dat de ondernemer die de factuur betaalt, zelf de btw moet berekenen en afdragen.

Deze “verleggingsregeling” geldt bij zaken doen met het buitenland, maar bijvoorbeeld ook bij onderaanneming, bij het uitlenen van personeel en bij de levering van onroerende zaken, als daarbij voor verkoop met btw wordt gekozen. Als er btw naar jou is verlegd, moet je dit opnemen in de aangifte. Maar ook als jij btw naar een klant hebt verlegd, moet je dit vermelden.

Hoe moet ik btw-aangifte doen over zaken met het buitenland?

Als je zaken doet met het buitenland, moet je daarover natuurlijk ook btw-aangifte doen. Voor landen binnen de Europese Unie is dat de intracommunautaire aangifte (ICP). Deze doe je, net als de gewone btw-aangifte, via de site van de Belastingdienst. Er is een apart formulier voor onder “Overige formulieren”.

Een ICP is alleen nodig voor tijdvakken, waarin je daadwerkelijk iets hebt geleverd. Het hoeft dus niet altijd. Voor het zaken doen met landen buiten de EU heeft de Nederlandse Belastingdienst geen pasklare oplossing. Je moet daarvoor per land zelf op onderzoek uit. Vaak moet je contact opnemen met de Belastingdienst van dat land.

Wat gebeurt er, als een klant niet betaalt?

Als je goederen of diensten levert aan ondernemers (of aan verenigingen en stichtingen), dan moet je facturen opstellen en btw afdragen op basis van het factuurstelsel. Dit betekent, dat de factuurdatum de basis is voor de btw-aangifte. Je draagt de btw af, los van de vraag of de klant betaald heeft of niet. Gelukkig is het mogelijk om de btw terug te vragen voor een niet-betaalde factuur. Dit kan alleen via de btw-aangifte; je moet hier met een aparte brief aan de Belastingdienst om vragen.

Aan welke eisen moet mijn administratie voldoen?

De gegevens voor de btw-aangifte haal je uit je administratie. Je mag zelf bepalen hoe je die opzet, maar er zijn wel allerlei eisen waar je aan moet voldoen. Voor de omzetbelasting is het vooral erg belangrijk, dat je facturen aan de wettelijke eisen voldoen. Ontvangen facturen moet je kunnen laten zien en het privégebruik van goederen en diensten moet je bijhouden. Werk je volgens het kasstelsel ― dat is vaak het geval, als je aan particulieren levert ― dan moet je alle inkomsten duidelijk vastleggen.

Facturen en andere belangrijke stukken moeten minimaal 7 jaar bewaard worden, soms zelfs 10 jaar. Verder gelden er aanvullende verplichtingen voor bepaalde leveringen en transacties met het buitenland.

Zaken binnen en buiten de EU moeten gescheiden geadministreerd worden. Het opzetten en bijhouden van een goede administratie is niet alleen wettelijk verplicht; het biedt ook gewoon veel voordelen. Eén daarvan is een soepele en snelle btw-aangifte!