Wanneer je in het bezit bent van een onderneming en tijdens de groei van jouw bedrijf personeel gaat aannemen, wordt de salarisadministratie onderdeel van jouw taken als bedrijfsleider en ben je verantwoordelijk voor dit deel van de boekhouding. Deze taak kan de administratie een stukje ingewikkelder maken. Bij deze taak horen allerlei verplichtingen om ervoor te zorgen dat jouw personeel op een wettelijke manier behandelt wordt binnen het bedrijf. Je kunt deze taak geheel handmatig uitvoeren, maar ook gemakkelijk online uitbesteden en automatiseren, wat een hoop tijd bespaart en voor een klein bedrag geregeld kan zijn. Het is een nauwkeurig werkje en moet onder bepaalde voorwaarden worden uitgevoerd, omdat je dit aan je personeel en de Belastingdienst goed moet kunnen verantwoorden.

Wat houdt de loonadministratie precies in?

In het kader van de salarisadministratie zijn er een aantal belangrijke papieren, namelijk de loonstaat,-strook en de jaaropgave, die nauwkeurig door jou als werkgever moeten worden bijgehouden. Deze administratie moet net zoals alle andere administratie van het bedrijf zeven jaar bewaard worden. Het is echter per bedrijf verschillend wat de exacte inhoud van de salarisadministratie is, omdat de administratie ook verschilt per bedrijf. Bij sommige bedrijven wordt er bijvoorbeeld gewerkt met een in-klok systeem, waarbij van elke werknemer nauwkeurig wordt vastgelegd wat de begin- en eindtijd is van de werkdag, terwijl dit bij andere bedrijven helemaal niet zo nauw werkt. Daarnaast is de administratie van de vakantie- en ziektedagen onderdeel van de personeelsadministratie.

Loonadministratie en loonstaten

Een belangrijk onderdeel van de administratie is de loonadministratie, die je als werkgever goed op orde wil hebben. Dit is belangrijk om je te kunnen verantwoorden tegenover de Belastingdienst, die eisen stellen aan de bijgehouden administratie. De loonadministratie moet aan bepaalde voorwaarden voldoen om de juiste gegevens te kunnen geven aan je werknemers.

Voor elke werknemer leg je een loonstaat aan, waarin afzonderlijke persoonsgegevens en loongegevens worden bijgehouden. De loonstaat omvat het Burgerservicenummer, het loonbedrag, de loonbelasting, NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats), premies en vergoedingen voor de reiskosten. Eveneens staat hierin het nummer van inkomstenverhouding (IKV), wat een uniek nummer is van maximaal vier cijfers wat bij elk dienstverband wordt toegekend. Wanneer een medewerker meerdere functies binnen het bedrijf heeft, kunnen meerdere loonstaten worden toegekend. Bovendien wordt de aanmaak van loonstaten gedaan door een softwareprogramma.

Loonheffingskorting

De toepassing van de loonheffingskorting staat ook vermeld in de loonstaat. Heffingskortingen zijn kortingen op de belasting, waardoor je minder belasting hoeft te betalen. Als een medewerker bij jou in loondienst werkt, moet er rekening gehouden worden met deze heffingskorting en arbeidskorting. De werknemer betaalt hierbij minder loonheffing en krijgt dus meer loon uitbetaald. De korting wordt bij jou als werkgever aangevraagd en dit wordt aangegeven op het formulier Model opgaaf gegevens voor de loonheffingen, wat op de site van de Belastingdienst gedownload en aan werknemers gegeven kan worden. Wanneer een werknemer bij meer dan één werkgevers werkt, dan mag deze werknemer maar bij één werkgever loonheffingskorting aanvragen. Bij te veel korting op de belasting wordt achteraf belasting teruggevraagd.

Loonstrook

De loonstrook van de werknemer is het overzicht van zijn of haar verdiensten en moet voor elke werknemer opgesteld worden. De loonstroken worden altijd bij het eerste salaris van medewerkers gegeven en wanneer er iets verandert in het loon of in de loonheffingen. Veel werknemers krijgen elke maand een loonstrook, maar dit is niet verplicht voor de werkgever. Op de loonstrook staan altijd een aantal gegevens.

Het brutoloon, wat de bedragen zijn waaruit het loon is opgebouwd, zoals de basisloon en eventuele toeslagen.
Het wettelijke minimumloon en de vakantietoeslag.
De naam van de werknemer en werkgever. Daarnaast horen ook de NAW-gegevens, het BSN-nummer en eventuele reiskostenvergoedingen van de werknemer op de loonstrook vermeld te worden.
De periode waarvoor de betaling geldt, bijvoorbeeld een maand.
Het aantal gewerkte uren binnen deze periode.
Het uniforme loonbegrip. Dit zijn de loonbelasting, premies voor volksverzekeringen en werknemersverzekeringen en de bijdrage aan de Zorgverzekeringswet.

Jaaropgave

Een jaaropgave is het document waarin staat wat een werknemer gedurende het hele jaar heeft verdiend bij één werkgever. Je stuurt de jaaropgave in het begin van het nieuwe jaar op naar je werknemers. De gegevens die hierop staan, moeten ook worden doorgegeven aan de Belastingdienst. Op een jaaropgave staat dus de verdiende loon van dat jaar, ook wel het fiscaal loon genoemd. Daarnaast worden de belasting en premies die zijn ingehouden op het loon vermeld, wat de loonheffing of loonbelasting wordt genoemd. De arbeidskorting waar rekening mee gehouden is bij de loonheffing en de onbelaste vergoedingen die aan de medewerker zijn gegeven worden ook vermeld. Bij dit laatste hoort bijvoorbeeld de reiskostenvergoeding, maar werkgevers zijn niet verplicht dit op de jaaropgave te zetten.

Als werkgever ben je niet verplicht jaaropgaves en loonstroken (maandelijks) te delen met je werknemers, omdat het eigenlijk enkel een verantwoording is voor de Belastingdienst. Echter, het is wel duidelijk en transparant om te delen met je werknemers hoe veel zij verdiend hebben over een bepaalde periode.

Belang van een goede salarisadministratie

Een volledige en correcte loonadministratie is van groot belang voor je bedrijf om een goede inzicht en overzicht te creëren en daarnaast voor het voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Met de juiste administratie heb je een up to date overzicht en wordt het makkelijker om periodieke salarisbetalingen te sturen. Daarnaast voorkom je ongewenste fiscale, financiële of juridische verrassingen.

Kosten salarisadministratie

Salarisadministratie hoeft niet veel te kosten, maar het is erg afhankelijk van wat er precies onder valt en hoe het beheert wordt. Het maken van loonstroken en verwerken van de loonadministratie valt sowieso onder deze kosten, maar je kan dit ook uitbesteden. Dit laatste is vooral interessant voor bedrijven met tussen de 10 tot 50 werknemers. Wanneer je een kleiner bedrijf hebt, is het uitbesteden van de administratie relatief duur, omdat veel administratiekantoren een vaste prijs vragen voor hun diensten, ongeacht het aantal werknemers. In dit geval kun je overwegen om zelf de administratie te gaan bijhouden, door middel van een goed softwarepakket of een cursus in loonadministratie. De drempel van de administratie van de eerste werknemer is het grootst, omdat hier alles nog voor moet worden opgezet. Hierna kunnen de kosten verspreid worden over meerdere medewerkers en dalen de kosten per medewerker.
Voor bedrijven met meer dan 50 man personeel is het interessanter om een eigen salarisadministrateur aan te nemen of zelfs een afdeling in loonadministratie te creëren.
Gemiddeld zijn de administratieve kosten per medewerker ongeveer 2000 tot 2500 euro bij kleine bedrijven met minder dan 10 werknemers.

Uitbesteden salarisadministratie

Het uitbesteden van de salarisadministratie kan gedeeltelijk of volledig en het ligt aan wat voor soort onderneming je leidt, waarbij duidelijke afspraken gemaakt moeten worden over de taakverdeling met het administratiekantoor. Meestal worden deze diensten tegen betaalbare tarieven aangeboden en je betaalt vaak per werknemer of loonstrook. De kosten variëren van 5 tot 12,50 euro per maand. Reken van tevoren goed uit of het uitbesteden van de administratie goedkoper is dan wanneer je deze taak zelf uitvoert om overbodige kosten te voorkomen.